Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników strony internetowej hakexpert.pl jest JSDSolutions spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Zacisze 70B, 32-080 Zabierzów, NIP: 5130262391, KRS: 0000804134, REGON: 384370216.

Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: e-mail biuro@hakexpert.pl, telefon +48 571 870 802.

W dalszej części Polityki Prywatności administrator może być określany jako „Administrator”, „Sprzedawca”, „Usługodawca” albo „HakExpert.pl”.

2. Zakres działania strony

Strona hakexpert.pl służy do prezentacji oferty, kontaktu z klientem, rezerwacji terminu, przygotowania wyceny oraz obsługi zamówień dotyczących doboru, sprzedaży i montażu haków holowniczych, wiązek elektrycznych, modułów, kodowania oraz usług powiązanych.

Strona może umożliwiać kontakt przez formularz, konsultanta AI, czat, połączenie głosowe, telefon, SMS, e-mail lub inne kanały komunikacji udostępnione przez Administratora.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania ze strony możemy przetwarzać następujące dane:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy;
• dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail;
• dane pojazdu: marka, model, rocznik, nadwozie, wersja, VIN, zastosowanie haka, informacje techniczne potrzebne do doboru haka i wiązki;
• dane dotyczące zamówienia lub rezerwacji: wybrany pakiet, dodatki, termin, miejsce montażu, uwagi klienta;
• dane płatnicze: status płatności, kwota, identyfikator transakcji i metoda płatności; pełne dane karty nie są przechowywane przez Administratora, jeżeli płatność obsługuje zewnętrzny operator;
• dane rozliczeniowe: dane do faktury, NIP, adres i historia transakcji;
• dane reklamacyjne i serwisowe: opis problemu, zdjęcia, dokumentacja i historia kontaktu;
• dane z komunikacji: treść wiadomości e-mail, SMS, formularzy, czatu, rozmów z konsultantem AI lub konsultantem telefonicznym;
• dane techniczne: adres IP, typ urządzenia, przeglądarka, system operacyjny, logi serwera, identyfikatory cookies;
• dane marketingowe i analityczne, jeżeli użytkownik wyraził odpowiednią zgodę albo istnieje inna podstawa prawna.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Obsługa zapytań i kontaktu

Dane przetwarzamy, aby odpowiedzieć na zapytanie klienta, przygotować wycenę, dobrać hak, wiązkę lub zakres montażu oraz skontaktować się w sprawie usługi. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora.

4.2. Rezerwacja terminu i wykonanie usługi

Dane przetwarzamy w celu przyjęcia rezerwacji, potwierdzenia terminu, przygotowania części, wykonania montażu, obsługi płatności i przekazania dokumentów po montażu. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Rozliczenia i obowiązki księgowe

Dane przetwarzamy w celu wystawiania faktur, prowadzenia ewidencji księgowej, rozliczeń podatkowych oraz realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.4. Reklamacje, gwarancje i roszczenia

Dane przetwarzamy w celu obsługi reklamacji, zgłoszeń serwisowych, gwarancji, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO.

4.5. Czat, konsultant AI i rozmowy głosowe

Jeżeli użytkownik korzysta z czatu, konsultanta AI lub rozmowy głosowej, przetwarzamy dane podane w rozmowie, w szczególności numer telefonu, e-mail, treść rozmowy oraz dane dotyczące pojazdu i zapytania.

Rozmowy mogą być zapisywane lub nagrywane w celu obsługi zapytania, poprawy jakości obsługi, przygotowania wyceny, weryfikacji ustaleń oraz ochrony przed roszczeniami. Użytkownik powinien zostać o tym poinformowany przed rozpoczęciem rozmowy.

4.6. Marketing własny

Informacje handlowe e-mailem, SMS-em lub telefonicznie wysyłamy tylko wtedy, gdy użytkownik wyraził wymaganą zgodę albo gdy przepisy prawa dopuszczają taki kontakt.

4.7. Analityka i bezpieczeństwo strony

Dane techniczne przetwarzamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa strony, wykrywania nadużyć, prowadzenia statystyk, poprawy działania serwisu i optymalizacji reklamy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo zgoda użytkownika, jeżeli jest wymagana.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do przygotowania wyceny, doboru haka i wiązki, rezerwacji terminu, wykonania usługi, wystawienia faktury, obsługi reklamacji lub gwarancji.

Niepodanie danych wymaganych w formularzu może uniemożliwić obsługę zapytania lub wykonanie usługi.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom hostingu, poczty e-mail, serwerów i usług IT;
• operatorom płatności internetowych;
• dostawcom systemów rezerwacji, CRM, formularzy, czatu, konsultanta AI lub automatyzacji obsługi;
• firmom księgowym, prawnym i doradczym;
• producentom, hurtowniom lub dostawcom haków, wiązek i części, jeżeli jest to potrzebne do doboru lub realizacji zamówienia;
• firmom kurierskim lub logistycznym, jeżeli zamówienie obejmuje wysyłkę;
• podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Dane przekazujemy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.

7. Przekazywanie danych poza EOG

Niektóre narzędzia używane na stronie, np. systemy analityczne, reklamowe, chmurowe, płatnicze, pocztowe lub narzędzia AI, mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

W takim przypadku Administrator stosuje wymagane przez prawo zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne, decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony albo inne mechanizmy przewidziane przez RODO.

8. Czas przechowywania danych

• dane z zapytań ofertowych — przez okres obsługi zapytania, a następnie przez okres do 24 miesięcy w celach dowodowych i organizacyjnych;
• dane związane z umową lub usługą — przez czas realizacji umowy oraz okres przedawnienia roszczeń;
• dane księgowe i fakturowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi;
• dane reklamacyjne — przez czas obsługi reklamacji oraz okres przedawnienia roszczeń;
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu cofnięcia zgody, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania;
• logi techniczne — przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania strony.

9. Prawa użytkownika

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do dostępu do danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, cofnięcia zgody w dowolnym momencie oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem biuro@hakexpert.pl.

10. Pliki cookies

Strona może korzystać z plików cookies oraz podobnych technologii w celach technicznych, bezpieczeństwa, analitycznych, marketingowych i funkcjonalnych.

Cookies niezbędne mogą być stosowane bez osobnej zgody, gdy są konieczne do działania strony. Cookies analityczne, marketingowe lub podobne technologie niewymagane do działania strony są stosowane po uzyskaniu zgody użytkownika, jeżeli taka zgoda jest wymagana.

Użytkownik może zmienić ustawienia cookies w przeglądarce lub w panelu zarządzania zgodami, jeżeli taki panel jest dostępny na stronie.

11. Formularze i zgody

Przy formularzach kontaktowych, rezerwacyjnych, czacie lub konsultancie AI mogą być stosowane odpowiednie checkboxy lub komunikaty informacyjne.

Zgody powinny być dobrowolne, konkretne, świadome i niewymuszone. Brak zgody marketingowej nie może blokować możliwości złożenia zapytania lub zamówienia, chyba że dana zgoda jest rzeczywiście niezbędna do wykonania wybranej funkcji.

12. Zautomatyzowane wsparcie obsługi

Dane użytkownika mogą być wykorzystywane do automatycznego wsparcia obsługi zapytań, np. przez konsultanta AI, formularze, systemy przypomnień lub systemy porządkujące zgłoszenia.

Administrator nie podejmuje wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany, chyba że użytkownik zostanie o tym odrębnie poinformowany i przepisy prawa na to pozwalają.

13. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może zmienić Politykę Prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu działania strony, narzędzi technicznych, operatorów płatności lub zakresu świadczonych usług.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest zawsze dostępna na stronie hakexpert.pl.